Toutes les entreprises sont tenues de maîtriser une comptabilité stricte afin d’être en règle avec les administrations notamment fiscales. Dans le but d’établir l’ensemble des documents comptables indispensables à la gestion de l’entreprise, il est nécessaire d’établir des écritures comptables, qui reprennent l’ensemble des opérations et des flux notamment financiers de l’entreprise. Nous vous donnons des explications sur l’écriture comptable dans cet article. Comment l’établir et l’enregistrer ? Voici quelques bases pour vous aider si vous débutez en comptabilité.
Définition d’une écriture comptable
La définition d’une écriture comptable est la suivante : elle est la base de toute opération financière en entreprise. Chaque écriture représente un flux, qu’il soit financier, économique ou commercial, à titre habituel ou exceptionnel. Toutes les opérations financières doivent être enregistrées dans une écriture comptable, à l’aide d’un tableur, qu’elles soient monétaires ou d’autre nature, au sujet de l’activité et du patrimoine de l’entreprise. De cette manière, elles sont ensuite reflétées dans les différents comptes de la société.
Grâce aux écritures comptables, il est possible d’établir tous les autres documents comptables essentiels à la gestion financière de l’entreprise, dont notamment les états financiers, c’est-à-dire le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe.
Les traitements comptables les plus communs retranscrivent :
- Les opérations d’achat et de vente ;
- La comptabilisation des stocks ;
- Les opérations affectant les capitaux propres ;
- Les opérations liées aux immobilisations et aux amortissements ;
- L’affection comptable des charges ;
- La comptabilisation des créances et des dettes ;
- Les opérations bancaires ;
- L’imputation des produits.
L’ensemble des écritures comptables est alors archivé dans le journal comptable, ou livre-journal, puis au grand livre comptable et à la balance comptable, que les entreprises ont pour obligation de tenir.
Les écritures comptables ont pour objectif de traduire toutes les activités et opérations sur les comptes de l’entreprise. Il s’agit d’un outil de pilotage qui permet aux dirigeants d’évaluer la performance de la société et notamment sa rentabilité. Elles sont donc un moyen de gérer simplement l’entreprise tout en vérifiant que les résultats comptables soient corrects. Le bilan des écritures comptables permet aux responsables de prendre des décisions stratégiques et d’anticiper la prévision financière de la société.
Comment établir une écriture comptable ?
Chaque flux de l’entreprise est inscrit dans l’écriture comptable. Afin de bien enregistrer l’opération, certaines mentions sont obligatoires :
- La date de l’opération ;
- Le montant de l’opération ;
- Le sens du flux ;
- Le libellé de l’opération ;
- La référence du justificatif de l’opération ;
- Le nom et le numéro des comptes mouvementés ;
- Le journal comptable utilisé.
Le sens du flux est une information primordiale au sein d’une écriture comptable. Il est représenté à travers 2 colonnes : le débit et le crédit. À la fin de l’écriture comptable, le total des débits doit obligatoirement être égal au total des crédits. On appelle ça la comptabilisation en partie double.
Les écritures comptables sont idéalement enregistrées à l’aide d’un logiciel de comptabilité, géré automatiquement par le système. Les journaux sont ainsi dématérialisés, accessibles et éditables par plusieurs équipes.
La saisie comptable regroupe le crédit et le débit, des opérations comptables qui s’opposent et représentent les entrées et les sorties d’argent. Attention cependant, les termes peuvent faire l’objet d’une confusion. En comptabilité, le crédit fait référence aux opérations financières dues par l’entreprise, tandis que le débit correspond aux opérations redevables à l’entreprise par les tiers. Le débit est généralement représenté à gauche du tableur tandis que le crédit est inscrit à droite. Cette présentation n’est pas obligatoire, mais s’avère largement utilisée.
Ainsi, pour chaque transaction, il est nécessaire d’insérer 2 lignes : l’une pour le débit et l’autre pour le crédit. Sur le bilan comptable, les débits sont représentés par les actifs tandis que les passifs font référence aux crédits.
L’enregistrement des écritures comptables : explications
Les écritures comptables illustrent les activités de l’entreprise en valeur monétaire et les flux sont obligatoirement enregistrés de manière chronologique. Toutes les écritures comptables apparaissent ensuite sur le journal comptable, qui regroupe différents journaux, dont notamment :
- Le journal des achats ;
- Le journal des ventes ;
- Le journal de caisse ;
- Le journal de banque ;
- Le journal de paie ;
- Le journal des opérations diverses.
Chaque mouvement doit être justifié à l’aide d’un document. Pour les opérations commerciales, les justificatifs sont généralement les factures. Cependant, pour d’autres opérations, les documents justificatifs peuvent être également des relevés bancaires, des tickets de caisse, des journaux de paie, des notes de frais, etc. Le journal ne peut être clos uniquement lorsque le crédit est égal au débit.
La présentation des justificatifs est obligatoire sous peine de sanctions de la part des administrations fiscales, qui peuvent rejeter l’intégralité de la comptabilité d’une entreprise à la suite du dépôt des comptes annuels.
