Bien souvent, au sein des TPE et PME, la comptabilité paie est réalisée en interne, par le gérant de l’entreprise. Pas facile cependant de s’y retrouver, entre le choix du logiciel de paie, l’écriture pour les charges salariales, la gestion de chaque modalité interne et externe. Pas d’inquiétude ! Nous vous avons préparé un récapitulatif vous donnant la définition et l’explication globale de la comptabilité paie. Suivez le guide !
Quelle est la définition et les explications nécessaires pour comprendre la comptabilité paie ?
Posons tout d’abord les bases vous permettant de bien comprendre ce vaste sujet.
Quelques éléments de définitions
Comme vous le savez certainement, la paie constitue la rémunération que touche un salarié en contrepartie du travail qu’il a effectué sur une période donnée. La rémunération est habituellement attribuée en fin de mois, par virement bancaire, en fonction du nombre d’heures de travail effectuées par le salarié. La comptabilité paie permet ainsi de créer une fiche de paie, qui décrit les différentes cotisations du salarié, qui sont directement retirées de son salaire. Le salarié et l’entreprise peuvent ainsi posséder un document attestant noir sur blanc des différentes cotisations ayant été exercées, du nombre d’heures travaillées, et de la paie finale touchée par le salarié en question.
En règle générale, les éléments suivants sont précisés au sein du bulletin de paie, afin de calculer le salaire :
- Le taux horaire ;
- Le nombre d’heures effectuées ;
- Les différentes primes obtenues ;
- Les avantages en espèce et en nature ;
- Les diverses majorations.
D’une manière globale, le bulletin de paie doit mentionner les éléments suivants :
- Le nom et les coordonnées du salarié ;
- Les informations relatives à l’organisme de sécurité sociale ;
- L’intitulé de la convention collective ;
- Les informations relatives aux cotisations salariales ;
- L’intitulé du poste occupé par le salarié et sa classification hiérarchique ;
- Les informations relatives aux cotisations patronales ;
- Les éventuelles déductions ;
- La date du paiement du salaire ;
- Les sommes qui ne sont pas soumises aux cotisations ;
- Les heures supplémentaires réalisées ;
- La durée de travail concernée ;
- Le montant cotisé à l’assurance chômage ;
- Les différentes taxes payées par l’employeur ;
- Etc.
Veuillez noter que chacune de ces catégories est rangée dans ce qui s’appelle un compte comptable : une série de chiffres, tels que 641000. Le compte comptable peut être assimilé à un ensemble de petites boîtes, reconnaissables par leurs noms chiffrés. Ces comptes comptables sont numérotés selon leur nature, et permettent de différencier et de reconnaître les différentes opérations comptables réalisées.
Quels sont les éléments qui ne peuvent pas figurer dans le bulletin de paie ?
Les heures dites « de délégation » ne doivent pas être clairement identifiées au sein du bulletin de paie, celles-ci doivent effectivement apparaître sur la fiche de salaire, mais uniquement sous la rubrique « autres heures ». De la même manière, si un salarié a utilisé son droit de grève, cette mention peut effectivement apparaître dans la fiche de paie, mais les raisons de la grève du salarié ne peuvent être clairement mentionnées.
Quelles sont les différentes étapes pour la comptabilité paie ?
Après la définition et les explications de la comptabilité paie, voyons à présent la marche à suivre générale pour l’écriture de la fiche de paie !
Le choix du logiciel
Il est essentiel de choisir un logiciel spécialisé en comptabilité et gestion, afin de vous éviter de créer vous-même un tableur, qui risque de comporter des erreurs. Plusieurs logiciels sont disponibles sur le marché afin de vous accompagner dans la gestion de votre comptabilité paie, tels que :
- EBP comptabilité ;
- ADP ;
- Sage ;
- ZEFYR.
Bien sûr, cette liste est non exhaustive, mais ces logiciels vous permettront d’être guidé pas à pas dans l’écriture des fiches de paie. Il existe même des formations spécifiques qui sont dédiées à l’utilisation de ces logiciels !
Les étapes de la comptabilisation des charges du personnel
La toute première étape consiste à enregistrer le salaire brut du salarié en question, qui comprend ainsi le taux horaire, les heures effectuées, les primes ainsi que les congés payés. Pour l’écriture de la fiche de paie, vous devrez utiliser le compte 641000.
Ensuite, vous devrez saisir les retenues sur salaire de votre salarié. Ces retenues devront ainsi être rattachées aux comptes des différents organismes sociaux prélevant des cotisations sur salaire, telles que la sécurité sociale ou les mutuelles par exemple.
À présent vient le tour des charges patronales, qui sont également à saisir au sein du bulletin de paie, notamment à l’aide des comptes 435 et 431.
Maintenant, vous allez pouvoir procéder au règlement des salaires nets, puis des cotisations patronales. N’oubliez pas de faire parvenir à vos salariés leur bulletin de paie, sans quoi vous pourriez vous retrouver dans une situation délicate. En effet, délivrer au salarié le bulletin de paie est une obligation légale, qui est stipulée au sein de l’article L.3243-1 du Code du travail.
