Afin de mieux comprendre la comptabilisation du versement de primes d’assurance, voici le détail des opérations à effectuer et les différents comptes à débiter et à créditer.
Les assurances professionnelles et le compte 616
Afin de prévenir les nombreux risques liés à une activité professionnelle, les entreprises souscrivent des garanties diverses et variées dans le but d’assurer leur responsabilité civile, mais aussi les personnes et les biens sous leur responsabilité. D’autre part, les assurances sont également en mesure de couvrir des risques complémentaires tels que des impayés, des engagements de retraite, une perte de chiffre d’affaires ou encore le décès du dirigeant par exemple.
L’ensemble des primes d’assurance est enregistré dans un traitement comptable spécifique : le compte 616, faisant partie des services extérieurs (compte 61).
Le compte 616 répertorie obligatoirement les différentes assurances selon le plan général comptable (PCG) :
- Le compte 6161, pour les assurances multirisques ;
- Le compte 6162, pour l’assurance dommages ouvrage ;
- Le compte 6163, pour l’assurance transport ;
- Le compte 6164, pour l’assurance des risques d’exploitation ;
- Le compte 6165, pour les assurances en cas d’insolvabilité clients.
D’autres comptes peuvent être ajoutés à cette liste, par exemple le compte 6166 dans le cas d’une assurance Coface ou encore le compte 6169 pour l’assurance décès.
Le compte 616 est toujours le compte débiteur. Dans l’écriture comptable, il faudra donc renseigner un autre compte créditeur, comme un fournisseur, la banque ou autre, afin d’équilibrer la saisie comptable. La différence entre le débit et le crédit doit toujours être égale à 0.
Comptabiliser le versement des primes d’assurance : le compte d’abonnement 4886
Les entreprises ont la possibilité d’effectuer des situations comptables périodiques (par mois, par trimestre, etc.) pour comptabiliser le versement des primes d’assurance. Dans ce cas, il est nécessaire d’utiliser le compte d’abonnement, afin de répartir les charges sur les différentes périodes. Le système d’abonnement permet de comptabiliser les charges de manière cohérente au moment de l’établissement de la situation comptable et entre les différents comptes.
Dans le cas d’un système d’abonnement, le compte 616 est toujours crédité. Cependant, le débit doit passer par ce compte spécifique 4886, intitulé compte de répartition périodique des charges, qui permet d’enregistrer correctement l’opération.
Par exemple, sans passer par le compte d’abonnement, une charge de 4 000€ à l’année concernant une assurance transport, doit être débitée du compte 6163 et directement créditée du compte 512 « Banque ». Si le paiement est réparti sur l’année par trimestre, il est nécessaire de passer par un compte d’abonnement. Dans ce cas, 1 000€ sont débités du compte 6163, puis crédités du compte 4886. Une autre saisie doit être enregistrée pour prendre en compte le paiement total de l’assurance sur l’exercice comptable, soit 4 000€ débités du compte 4886 et crédités du compte 512.
Les primes d’assurance et la régularisation de fin d’exercice
Afin de régulariser la comptabilisation du versement des primes d’assurance, il convient d’utiliser le système des charges constatées d’avance (CCA), sur le compte 486. Les charges constatées d’avance concernent en effet la plupart des primes d’assurance, car elles sont comptabilisées sur un exercice, bien que la prestation s’opère de manière partielle ou totale sur les exercices suivants.
Afin de régulariser le compte en fin d’exercice, il est donc indispensable d’utiliser le compte de régularisation 486. Pour comptabiliser les CCA, c’est très simple :
- Le compte 486 est débité de la somme ;
- Le compte 616 est crédité.
L’écriture sera ensuite extournée à l’ouverture de l’exercice suivant. La somme des charges constatée d’avance apparaît dans l’actif du bilan comptable.
Comptabiliser le versement des primes d’assurance : les indemnités
Le versement des indemnités en comptabilité dépend du type de dédommagement perçu par la compagnie d’assurance :
- Indemnités pour le remboursement des frais de réparation ;
- Indemnités suite à un vol ou la destruction d’une immobilisation ;
- Indemnités pour le dédommagement d’un autre bien.
La comptabilisation d’un dédommagement concernant des frais de réparation est très simple. En cas de remboursement, il suffit de créditer le compte 791 intitulé transferts de charges d’exploitation et de débiter le compte concerné, comme le compte banque 512 par exemple.
Pour comptabiliser le versement des indemnités au sujet d’une immobilisation, il est nécessaire de prendre en compte le prix de cession de l’immobilisation. Passez ensuite à la saisie comptable en 2 étapes :
- La sortie de l’immobilisation ;
- La comptabilisation du produit de cession.
Pour sortir l’immobilisation, débitez d’abord le compte 675, intitulé valeurs comptables des éléments d’actifs cédés. Débitez ensuite le compte 28 concernant les amortissements des immobilisations. Enfin, créditez le compte 2 : immobilisations. Par ailleurs, créditez le compte des transferts de charges exceptionnelles n°797 et débitez le compte 512 avec le montant obtenu.
Pour comptabiliser le dédommagement d’un autre bien, il suffit de débiter le compte 512 et de créditer le compte 791 (transferts de charges d’exploitation) ou bien le compte 797 (transferts de charges exceptionnelles).
