Les vêtements professionnels de travail sont parfois indispensables ou juste recommandés pour assurer la protection du personnel. Ces équipements sont obligatoirement enregistrés dans la comptabilité de l’entreprise et font l’objet d’une saisie différente en cas d’achat ou de location, ou encore en cas de stockage. Voici comment effectuer la saisie en quelques points.
Les EPI : équipements de protection individuelle
Les différents vêtements de travail considérés comme équipements de protection individuelle (EPI) servent à protéger un salarié d’un éventuel danger au vu de l’exercice de ses fonctions. Tous les risques qui menacent la santé ou la sécurité d’un employé sont à prendre en compte. L’entreprise est responsable de fournir à ses employés tous les équipements nécessaires pour assurer leur protection. Cette obligation est déclarée par le Code du travail, article R. 233-83-3 qui stipule : « les équipements de protection individuelle sont des dispositifs ou moyens destinés à être portés ou tenus par une personne en vue de la protéger contre un ou plusieurs risques susceptibles de menacer sa sécurité ainsi que sa santé. »
Les différents équipements sont répertoriés selon la catégorie de risque :
- Catégorie 1 (risque mineur), pour protéger des lésions superficielles ;
- Catégorie 2 (risque grave), contre les blessures graves ;
- Catégorie 3 (risque majeur), au vu des risques pouvant provoquer des lésions irréversibles.
Les équipements considérés comme EPI permettent de protéger différentes parties du corps selon le secteur d’activité : protection oculaire, protection auditive, protection pour les mains, protection pour la tête, protection des voies respiratoires, protection pour les pieds, protection pour le corps ou encore protection antichute par exemple.
L’ensemble des EPI doit être enregistré dans la comptabilité de l’entreprise, notamment parce qu’ils sont déductibles du bénéfice imposable de la société.
Le traitement comptable des vêtements de travail stockés : le compte 6022
Si les équipements de protection individuelle sont directement achetés par l’entreprise, le traitement comptable des vêtements de travail doit être effectué de la manière suivante :
- Le montant est débité du compte 6022 « achats stockés – fournitures consommables » (6022) ;
- Il est également débité du compte 44566 « TVA sur autres biens et services » ;
- Le montant des achats est ensuite crédité du compte fournisseurs, n°401.
D’autre part, le stock des vêtements de travail doit également faire l’objet d’un inventaire à la fin de l’exercice comptable. Il est donc nécessaire d’enregistrer le résultat de cet inventaire dans une autre écriture comptable. Le montant est débité du compte 322, intitulé fournitures consommables, et crédité du compte 6032, intitulé variation des stocks des autres approvisionnements.
À noter : si les vêtements font l’objet d’une revente, ils doivent être comptabilisés au travers des comptes 607 (achats de marchandises) et 707 (ventes de marchandises).
Le traitement comptable des vêtements de travail non stockés : le compte 606
Si l’entreprise décide de fournir des équipements de protection individuelle non stockés, l’enregistrement de la facture d’achat se fait d’une autre manière. Encore une fois, le montant doit être débité de 2 comptes :
- Le compte 606 : pour les achats non stockés de matières et fournitures ;
- Le compte 44566 : la TVA sur autres biens et services.
Comme pour les équipements achetés et stockés, le compte crédité est le 401, le compte fournisseurs.
Puisque les vêtements ne sont pas stockés, inutile de faire l’inventaire et la comptabilisation des stocks. Cependant, l’entreprise peut enregistrer des vêtements de travail non utilisés à la fin d’un exercice comptable. Pour ce faire, il est nécessaire d’utiliser les charges constatées d’avance (CCA). Dans ce cas, veillez à débiter le compte 486 (charges constatées d’avance) et à créditer le compte 606 (achats non stockés de matières et fournitures).
Les charges constatées d’avance sont en effet des actifs qui permettent de saisir des achats pour lesquels la date de facture ne correspond pas au même exercice comptable que la prestation ou la fourniture.
Le traitement comptable des EPI loués : le compte 21
Il est également possible pour une entreprise de louer des équipements de protection individuelle pour ses salariés. Néanmoins, il est également obligatoire d’enregistrer les données de la location dans l’écriture comptable.
Les EPI loués génèrent des avantages économiques pour l’entreprise, mais ne sont pas déductibles du bénéfice imposable. Il est nécessaire de les immobiliser et donc de les comptabiliser grâce au compte 21 : immobilisations corporelles. Le montant est débité de ce compte, mais aussi débité du compte intitulé TVA sur immobilisations, n°44562. Enfin, les vêtements loués sont crédités du compte 4041 : fournisseurs et achats d’immobilisation.
Le montant de la location doit également faire l’objet d’un amortissement lors de la clôture de l’exercice comptable. La location est ainsi comptabilisée selon la durée réelle d’utilisation. Pour effectuer l’amortissement, il est nécessaire de débiter le compte 68112, qui correspond aux dotations aux amortissements sur immobilisations corporelles, puis de créditer le compte 281 (amortissements des immobilisations corporelles). L’amortissement est toléré fiscalement sur une période de 18 mois.
