L’inventaire des stocks est une obligation pour tous les commerçants, afin d’assurer la gestion des stocks et donc des produits entrants et sortants, mais aussi de valoriser l’entreprise lors du bilan comptable. Quelle est sa définition ? Quel est l’utilité et le procédé de l’inventaire des stocks ? Pourquoi et quand l’effectuer ? Voici les réponses à vos questions !
Pourquoi faire l’inventaire des stocks ?
La définition de l’inventaire des stocks est la suivante : il s’agit du recensement des produits en stock au sein d’un commerce. En outre, lors d’un inventaire, on compte tous les produits un par un, quelle que soit la catégorie :
- Matières premières ;
- Stocks de production ;
- Produits finis ou en cours de production ;
- Emballages ;
- Stocks annexes ;
- Etc.
L’inventaire des stocks doit être effectué au moins une fois par an, ce qui permet au commerçant de connaître les quantités et les valeurs exactes de ses produits. L’utilité de procéder à l’inventaire des stocks est en effet multiple. Il a tout d’abord une valeur légale, car il est obligatoire de déclarer la valeur totale de sa marchandise en stock. Il s’agit donc d’une étape indispensable pour la valorisation de l’entreprise ainsi que pour effectuer le bilan comptable et la clôture.
D’autre part, c’est un exercice très utile pour le commerçant afin de mettre à jour ses bases de données. Cela permet de détecter des pertes, des vols, ou tout simplement des erreurs de gestion.
Quels sont les différents types d’inventaires ?
Selon le type d’activité, il est possible de choisir entre 2 inventaires :
- L’inventaire annuel ;
- L’inventaire tournant.
Comme son nom l’indique, l’inventaire annuel ne s’effectue qu’une seule fois par an, à la fin d’une période, juste avant de clôturer l’exercice comptable par exemple. Il doit être effectué pendant la fermeture de l’entreprise, notamment afin d’éviter les faux calculs à cause d’éventuels mouvements et variations de stock.
Pour les entreprises avec différents types de produits, qui ne peuvent pas forcément être recensés en même temps, il est recommandé d’opter pour l’inventaire tournant. Dans ce cas, plusieurs inventaires sont effectués pendant l’année, selon le type de produit ou le lieu de stockage par exemple.
Les procédés de l’inventaire des stocks
L’inventaire des stocks est généralement simple à réaliser ! Il suffit de faire preuve d’organisation. Afin de compter les produits, il est d’abord nécessaire de nominer une équipe et de répertorier le stock selon la nature des produits. L’idéal est d’avoir 2 personnes pour un même inventaire : pendant que la première compte, la deuxième enregistre les données. Prévoyez également des feuilles de comptage, idéalement informatisées, que chaque inventoriste pourra éditer. Dans la plupart des logiciels de gestion, une partie inventaire est spécialement prévue.
Sur les feuilles de comptage, vous devez voir apparaître les valeurs enregistrées par le logiciel, c’est-à-dire les valeurs du précédent inventaire, moins la comptabilisation des entrées et des sorties. La feuille de comptage doit également prévoir une colonne vide pour les valeurs du stock physique réel recensé pendant le nouvel inventaire.
Vous avez la possibilité de procéder à l’inventaire des stocks grâce à un scanner de code-barres ou bien à la main. L’idéal est d’effectuer l’inventaire au moins 2 fois pour s’assurer que les chiffres soient corrects !
La régularisation des stocks
Si les stocks n’ont pas pu être enregistrés directement dans le logiciel de gestion, il convient de créer un fichier (de type Excel) afin de répertorier toutes les valeurs et de les importer par la suite dans le logiciel de gestion commerciale, qui va pouvoir effectuer le mouvement d’inventaire. Le mouvement d’inventaire référence les différences de stock entre les anciennes et les nouvelles valeurs.
Une fois l’inventaire des stocks terminé, l’équipe logistique peut étudier les feuilles de comptage et les éventuels écarts de stocks. Un approvisionnement a peut-être été mal géré ? Certains produits ne sont pas stockés au bon endroit ? L’entreprise a souffert d’un vol ? C’est le moment de corriger les erreurs et de mettre l’inventaire à jour. Il est nécessaire d’établir les écritures d’inventaire puis les écritures comptables avec les quantités et la valeur monétaire de chaque produit.
La valorisation des stocks
Au-delà des quantités de produits en stock, il est obligatoire d’indiquer la valeur du prix d’achat ou de production. Pour effectuer la valorisation des stocks, il existe 3 méthodes :
- Le coût moyen unitaire pondéré (CMUP), la moyenne des prix d’achat (ou de production) d’un produit ;
- Le prix du premier entré, premier sorti (PEPS), en valorisant le prix unitaire d’achat (ou de production) du produit le plus ancien encore en stock ;
- Le prix du dernier entré, premier sorti (DEPS), qui à l’inverse, référence le prix unitaire d’achat (ou de production) du produit le plus récemment recensé en stock.
Vous pouvez ainsi déterminer la valeur d’inventaire totale de vos stocks en multipliant les quantités réelles par les valeurs unitaires (en euros).
