Vous êtes sur le point de créer votre entreprise et on vous demande de choisir la durée et la date de clôture de votre exercice comptable. Choix stratégique selon votre activité, comment faire pour choisir la date idéale ? Découvrons ensemble la marche à suivre, en vous donnant des explications et des conseils avisés.
Qu’est-ce qu’un exercice comptable ?
Tout d’abord, la définition d’un exercice comptable est la suivante : il représente une période durant laquelle l’entreprise est tenue d’enregistrer l’ensemble de ses opérations comptables et économiques. À la clôture de celui-ci, l’entreprise devra rendre des comptes au travers d’états comptables : le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe comptable.
L’article 123-12 du code du commerce stipule que « toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant […] doit contrôler par inventaire au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise. ». En règle générale, un exercice comptable s’étale sur 12 mois. Néanmoins, le premier exercice comptable bénéficie d’une réglementation particulière. N’ayant pas de durée minimum obligatoire, il peut être clôturé seulement quelques jours après son ouverture ou encore être prolongé au-delà de 12 mois, sans toutefois excéder 24 mois.
Quelle que soit la durée de votre exercice comptable, avant de le clôturer, vous devrez terminer l’enregistrement de toutes les écritures comptables. Vous devrez par ailleurs, fournir le bilan, le compte de résultat et l’annexe comptable à l’administration fiscale concernée avant de pouvoir commencer un autre exercice.
Quelle date choisir pour la clôture de l’exercice comptable ?
Généralement, la clôture des comptes se cale sur une année civile. Ce qui explique pourquoi beaucoup d’entreprises ont le nez dans leur comptabilité et procèdent aux inventaires vers la fin de l’année. La plupart du temps, les exercices comptables se terminent le 31 décembre. Cependant, la loi n’imposant aucune date, chaque société est libre de décider de clôturer l’exercice comptable a un autre moment de l’année.
Pour certaines entreprises, il peut être judicieux de procéder à la clôture des comptes à un moment de l’année où l’activité est réduite. Celles qui, par exemple, réalisent une grosse partie de leur chiffre d’affaires au moment des fêtes de Noël auront tout intérêt à décaler la clôture des comptes au mois de janvier. Quant aux entreprises saisonnières, elles seront plus à même d’effectuer la clôture de l’exercice comptable pendant les périodes creuses.
Un élément important est également à prendre en compte lors du choix de la date de clôture de votre exercice comptable : la disponibilité de l’expert-comptable qui vous accompagne. Comme la plupart des entreprises ont choisi l’année civile comme référence, les cabinets d’expertise comptable croulent en générale sous les dossiers à l’approche du 31 décembre.
Pour un service de qualité et l’accompagnement d’un professionnel qui aura du temps à vous consacrer, mieux vaudra peut-être décaler la date de clôture à un autre moment de l’année. Si vous pouvez vous le permettre, calez la fin de votre exercice durant une période plus calme pour votre expert-comptable. Moins stressé et plus disponible, il sera plus en mesure de vous fournir un accompagnement de qualité dans la réalisation de vos états financiers.
Peut-on modifier la date de clôture de son exercice comptable ?
Lors de la création de votre entreprise, vous avez choisi une date de clôture d’exercice en fonction des données dont vous disposiez à l’époque. Aujourd’hui après quelques mois, vous vous rendez compte que la date choisie n’est peut-être pas idéale pour votre société.
Plusieurs raisons peuvent amener le créateur d’entreprise à reconsidérer la date de clôture de l’exercice comptable :
- Augmenter la durée de l’exercice en cours pour éviter une perte ;
- Aligner la date de clôture avec les autres sociétés du même groupe ;
- Modifier la date de clôture pour la prévoir sur une période plus calme ;
- etc.
Avant de procéder à la modification de la date de clôture, il est important de mesurer les conséquences que cela va impliquer. Les travaux d’inventaires, la révision des comptes et l’établissement des comptes annuels seront aussi décalés. Par ailleurs, tous les travaux juridiques induits par la clôture des comptes tels que l’approbation des comptes, l’assemblée générale ordinaire annuelle et le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal du commerce devront également être décalés. Tous ces éléments devront être pris en compte avant de trouver une nouvelle date pour la clôture de votre exercice comptable.
À noter toutefois, que si votre entreprise relève des bénéfices non commerciaux (BNC), vous serez dans l’obligation de clôturer votre exercice comptable le 31 décembre de chaque année sans possibilité de modifier la date.
Sauf cas particulier, vous avez le droit en tant que chef d’entreprise de décider d’une période plus propice pour marquer la fin de votre exercice comptable. Cependant, comme toutes décisions dans une société, elle doit faire l’objet d’une réflexion et d’une évaluation des conséquences afin d’optimiser un changement finalement pas si anodin.
