La formation professionnelle est une composante essentielle du bien-être d’une entreprise, de sa compétitivité, ainsi que de la fidélisation de ses salariés. Si la formation revêt une telle importance, il est aussi très important de savoir comment l’intégrer à votre exercice comptable. Vous trouverez dans cet article toutes les informations nécessaires pour vous aider à comptabiliser une formation professionnelle.
Quelles sont les modalités à prendre en compte ?
Voici quelques informations vous permettant de mieux comprendre les objectifs et l’utilité de la formation professionnelle.
Comment fonctionne la formation professionnelle en entreprise ?
Chaque personne active, depuis la date de son arrivée sur le marché du travail, cotise pour un Compte Personnel de formation, aussi nommé CPF. Cette cotisation permet aux actifs de bénéficier, lorsqu’ils le souhaitent, d’une formation professionnelle leur permettant d’accroître leurs compétences dans un domaine donné, et de renforcer leur employabilité.
Cette formation est personnelle, et diffère ainsi de la formation en entreprise, offerte par l’employeur. Il est donc essentiel de comprendre les différences entre ces deux catégories de formations !
La formation offerte par l’employeur peut être réalisée en interne, par des employés ou dirigeants préalablement formés, ou en faisant appel à des organismes de formation externes.
Pourquoi offrir une formation à ses collaborateurs ?
Dans le cas qui nous intéresse ici, donc à savoir la formation offerte par l’employeur, il s’agit davantage d’un moyen d’atteindre les objectifs suivants :
- Former une personne pour un nouveau poste de travail ;
- Appliquer, dans certains cas, la convention collective ;
- Accompagner le reclassement ;
- Acquérir des compétences complémentaires.
Ces formations, offertes par les employeurs, peuvent ainsi permettre aux employés de maintenir leurs compétences et connaissances à jour, mais également d’augmenter leur productivité. Dans d’autres cas, la formation en entreprise peut concerner les questions de résolution de conflits au travail, d’égalité des chances, de combat contre les différentes discriminations.
Pour ce qui concerne la santé des salariés et la garantie de leur sécurité au travail, il existe une formation obligatoire, qui impose une obligation de résultat aux entreprises. Cette formation concerne :
- Les salariés sous CDD ;
- Les nouveaux arrivants dans l’entreprise ;
- Les salariés changeant de poste de travail ;
- Les salariés en intérim ;
- Les salariés ayant été au moins 20 jours en arrêt.
Ces informations sont essentielles afin de comptabiliser une formation professionnelle, et afin d’organiser celle-ci dans le respect de la loi.
Comment comptabiliser une formation professionnelle ?
Voici toutes les informations comptables et légales à connaître pour comptabiliser la formation professionnelle dans les règles de l’art.
Les obligations de l’entreprise
Chaque entreprise est soumise à une contribution légale obligatoire de financement de la formation professionnelle, dont les montants sont collectés par le OPCO (opérateur de compétences). Les taux de participation à ces frais de formation diffèrent selon l’effectif de chaque entreprise. Cette participation en calculée grâce à un pourcentage directement relié à la masse salariale :
- 11 salariés et moins : 0,55 % de la masse salariale ;
- Plus de 11 salariés : 1 % de la masse salariale.
Cette participation financière doit être versée chaque année, avant le premier jour du mois de mars. Bien sûr, il est aussi possible pour une entreprise d’opérer des versements de manière volontaire auprès de l’OPCO, afin de renforcer sa participation au financement de la formation professionnelle continue. L’entreprise a aussi l’obligation de participer à la taxe d’apprentissage, qui correspond à 0,44 % en Alsace-Moselle, et à 0,68 % de la masse salariale dans le reste de la France.
Comptabiliser une formation professionnelle en services externes
Cette option est à privilégier lorsque l’entreprise pourra bénéficier de la valeur ajoutée de la formation professionnelle dispensée par des services extérieurs. Les frais de formation seront ainsi comptabilisés de la manière suivante :
- Débit des comptes 6228 ;
- Débit des comptes 44651 ;
- Crédit du compte 401.
En somme, il est question ici d’alimenter le compte fournisseur à partir des comptes dédiés à la rémunération d’intermédiaires et d’honoraires et de la TVA déductible sur d’autres biens et services. Bien sûr, en cas de location de locaux, de matériel, ou d’achat de documentation technique, les comptes 6132, 681 ou encore 6183 pourront également être crédités à partir des comptes débiteurs précisés ci-dessus.
Comptabiliser une formation professionnelle en taxes et impôts
Cette option est utilisée lorsque les fonds des frais de formation sont versés à l’OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé), ou sont organisés dans le cadre du départ d’un employé de l’entreprise. En somme, il s’agit de l’option à privilégier lorsque la formation en question ne pourra apporter de bénéfices à l’entreprise.
Au sein du PCG (Plan général comptable), on va alors créditer le compte 401 dédié aux fournisseurs, à partir des comptes 6333 et 44561, qui représentent respectivement la participation des employeurs à la formation professionnelle, ainsi que la TVA déductible des autres biens et services.
